כיצד להגדיר מדדי ביצוע בצורה יעילה
הגדרה של מדדי ביצוע (KPIs) חשובים מסיבות רבות, הם מסייעים לארגונים להגדיר מטרות ברורות, לעקוב אחר ההתקדמות העסקית, לשפר ולזהות מקומות של חוסר יעילות. מדדי הביצוע מאפשרים לייצר שקיפות ותיאום ציפיות עם חברי ההנהלה והעובדים ולייצר צוות שלם שמגשים את מטרות הארגון.
כיצד נגדיר מדדי ביצוע בצורה נכונה?
כדי להגדיר KPIs בצורה יעילה, יש לקחת בחשבון את הגורמים הבאים:
מטרות הארגון ה- KPIs צריכים להיות קשורים למטרות הארגון. הם צריכים למדוד את הדברים החשובים ביותר עבור הארגון. לדוגמא: במחלקת המכירות, היקף מכירות, אבל גם – כמות מפיצים חדשים שהארגון קלט, כמות עסקאות או רף רווחיות מסוים.
יכולת מדידה ה- KPIs צריכים להיות כמותיים או איכותיים, וצריכים להיות מדידים באופן אמין. הדבר דורש יכולת בחינה מתמשכת של המדד הנבחר. לדוגמא: במחלקת השירות, רמת שביעות רצון הלקוחות מהשירות, דבר שדורש מנגנון קבוע של סקרים ומערכת לאיסוף פידבק מלקוחות.
יעדים ספציפיים ה- KPIs צריכים להיות להגדיר מה מצפים להשיג. יעד ברור ואחד. יש לוודא שהשגת היעד אינה קשורה למשימות רבות אחרות, אלא היא משימה בפני עצמה.
ברי השגה ה- KPIs צריכים להיות כאלו שניתן להשיגם, נדרש מאמץ והרתמות הארגון כולו, אך הם ברי השגה. יעדים שאפתניים מידי מתפרשים ככאלו שלא ניתן להשיגם ומפחיתים את לכידות הצוות סביב השגת המטרות. במידה והיעדים שאפתניים מידי (חברה בצמיחה מהירה) רצוי לשבור יעדים אלו למידות קטנות ולתקופות קצרות. לדוגמא: במקום הכפלת המכירות בשנה זו, צמיחה של 20% בכל רבעון.
הגבלת בזמן ה- KPIs הם יעדים ביצוע לתקופה קצובה, חודש, רבעון, שנה, לעיתים אף מעבר לכך כחלק מתוכנית חומש או תוכנית ארוכת טווח, במקרה כזה יידרשו יעדי ביניים לתקופות הקצרות יותר (עד שנה).
ולאחר שהגדרנו את המדדים
לאחר שהוגדרו יעדי הביצוע (KPIs) יש ליישם אותם בצורה יעילה, להכין את התשתית לאיסוף וריכוז המידע והצגתו בצורה שקופה ורציפה לצוות הנמדד. שיקוף קבוע של ההתקדמות תאפשר רתימה מלאה של כל חברי הצוות לעמידה ביעדים. מערכות מידע תומכות הנן כלי חשוב ביעילות והצלחת כלי המדידה ויעדי הביצוע.
בנוסף, חשוב לתקשר את ה- KPIs לעובדים ולמנהלים. על כולם להבין את יעדי הביצוע, הדרך שבה הם יכולים לתרום וכיצד ימדדו. שילוב של תוכנית תמריצים תקשור את ביצועי החברה עם ביצועי העובד והתגמול בגינו, ותעזור לחבר את כל הצוות לעבוד יחד כדי להשיג את יעדי הארגון.
לסיכום
מדדי ביצוע (KPIs) הם כלי חשוב לכל ארגון עסקי. הם מסייעים לארגונים להגדיר מטרות ויעדים, למדוד את ההתקדמות שלהם, לשפר את הביצועים שלהם, ולקבל החלטות מושכלות.
אנו ב- Smart Tech נשמח לעמוד לרשותכם ולסייע בבחינה, הגדרה ומדידה של KPIs בארגון שלך.
Comments